Vard Kvalitet

For sertifiserte bedrifter

Sertifisert, men systemet er tungt?

Mange bedrifter har sertifikatet i orden, men et ledelsessystem som er tungt, lite brukt eller gir de samme avvikene hver revisjon. Vi pusser det opp og planlegger arbeidet rundt revisjonene, slik at systemet oppfyller kravene hele veien.

Bestill gap-analyse av systemetSju tegn på at systemet trenger oppussing

Kjenner dere dere igjen?

Et sertifikat viser at kravene er oppfylt. Det sier lite om hvor mye arbeid systemet koster, eller hvor mye dere får igjen for det.

  • Systemet ligger i en perm, på en fellesdisk eller i et eget program som få bruker
  • De samme avvikene kommer igjen ved hver ekstern revisjon
  • Prosedyrene beskriver hvordan dere jobbet for flere år siden
  • Internrevisjon og ledelsens gjennomgåelse gjøres rett før revisjonen, bare for å ha det gjort
  • Det er bare én person som vet hvor ting ligger
  • Systemet ble bygget av en konsulent eller kvalitetsleder som har sluttet
  • Dere skal legge til en ny standard, eller over på ISO 9001:2026

Slik pusser vi opp

Fra et system dere har for revisorens skyld, til et system dere bruker.

  1. 1

    Gap-analyse

    Vi går gjennom systemet, de siste revisjonsrapportene og hvordan dere faktisk jobber. Dere får vite hva som virker, hva som er dødvekt og hva som mangler.

  2. 2

    Plan og fast pris

    Vi legger arbeidet rundt neste eksterne revisjon, slik at systemet oppfyller kravene hele veien. Dere får tilbud til fast pris på oppussingen.

  3. 3

    Oppussing

    Vi beholder det som virker, rydder bort det som ikke brukes, skriver om tunge prosedyrer og flytter registrene til lister i Microsoft 365.

  4. 4

    I bruk

    Opplæring og første internrevisjon i det nye systemet. Neste eksterne revisjon gjøres i et system dere kjenner og bruker.

Dette kan oppussingen omfatte

  • Opprydding i dokumenter: færre, kortere og oppdaterte
  • Prosesskart som viser hvordan dere faktisk jobber
  • Registre flyttet til lister med ansvarlig, frist og status
  • Historikk og tidligere registreringer tatt vare på
  • Avviksmelding på mobil og dashbord for ledelsen, hvis dere vil
  • Kryssreferanse mot kravene i stedet for kvalitetshåndbok
  • Overgang til ISO 9001:2026, eller en ny standard i samme struktur
  • Lukking av gjentakende avvik ved roten

Hvorfor det lønner seg

Et tungt system koster tid hver uke: dokumenter som skal holdes oppdatert, skjemaer som fylles ut etterpå, og revisjoner der funnene ligner på fjorårets. Et ryddig system i verktøyene dere allerede bruker, tar mindre tid og gir mer igjen.

Gap-analysen viser hvor gevinsten er størst. Bestiller dere oppussingen innen 14 dager etter tilbudet, trekkes prisen for gap-analysen fra.

Les mer

Sju tegn på at ledelsessystemet trenger en oppussing

Et sertifikat på veggen betyr ikke at systemet virker. Her er sju tegn vi ofte ser hos sertifiserte bedrifter, og hva dere kan gjøre med dem mens dere beholder sertifikatet.

Les artikkelen →

ISO 9001:2026: dette betyr den nye utgaven for dere

Den nye utgaven av ISO 9001 er en videreutvikling, ikke en ny standard. Her er hva som er endret, og hvordan dere kan bruke overgangen til å gjøre systemet bedre.

Les artikkelen →

Fra perm til SharePoint: slik flytter dere kvalitetssystemet

Mange sertifiserte bedrifter vil digitalisere kvalitetssystemet, men er redde for å miste historikk eller få trøbbel på neste revisjon. Her er en praktisk fremgangsmåte.

Les artikkelen →

Sertifisert, men lite igjen? Mer verdi av ISO-sertifisering

Mange bedrifter har hatt sertifikatet i årevis uten å merke stor forskjell i hverdagen. Det handler sjelden om standarden, men om hvordan systemet brukes.

Les artikkelen →

Spørsmål og svar

Må vi bytte sertifiseringsorgan?

Nei. Oppussingen endrer ikke avtalen med sertifiseringsorganet. Vi anbefaler å orientere sertifiseringsorganet om at systemet pusses opp, og planlegger arbeidet slik at det nye er tatt i bruk før neste revisjon.

Mister vi historikken fra det gamle systemet?

Nei. Tidligere registreringer, som avvik, revisjonsrapporter og opplæring, tas vare på, enten der de ligger i dag eller i et eget arkiv, og dere vet hvor dere finner dem. Åpne saker flyttes over til det nye systemet.

Systemet er laget av en annen konsulent. Kan dere jobbe videre med det?

Ja. Vi tar utgangspunkt i det dere har, og beholder det som fungerer. Ofte er det mer å rydde bort enn å skrive nytt.

Hva med overgangen til ISO 9001:2026?

Overgangsperioden varer til 30. september 2029. Overgangsrevisjonen gjøres av sertifiseringsorganet deres, ofte sammen med en ordinær revisjon. Det er praktisk å ta overgangen samtidig med oppussingen, så dere bare gjør jobben én gang.

Hvor mye av jobben må vi gjøre selv?

Det velger dere. Vi kan gjøre det meste og la dere godkjenne, eller gi dere en plan og maler som dere følger selv. Omfanget avtales i tilbudet etter gap-analysen.

Start med en gap-analyse av systemet dere har

Vi går gjennom systemet, revisjonsrapportene og hvordan dere jobber, og viser hva som bør beholdes, ryddes og fornyes. Dere får rapport, plan og tilbud til fast pris. Bestiller dere innen 14 dager, trekkes prisen for gap-analysen fra.

Bestill gap-analyseLes mer om gap-analysen