Å flytte kvalitetssystemet til SharePoint er for de fleste sertifiserte bedrifter mer et ryddearbeid enn et teknisk prosjekt. Systemet ligger kanskje i en perm på kontoret, i en mappestruktur på fellesdisken, i Word- og Excel-filer på en kvalitetsleders PC, eller i et eget kvalitetsprogram med lisens. Å digitalisere kvalitetssystemet handler om å få dette inn i Microsoft 365 uten at dere mister det som allerede er dokumentert.
Det viktigste er tre ting: dere må ikke miste historikk, dere må beholde sporbarheten, og sertifikatet skal ikke settes i fare underveis. Alle tre lar seg løse med litt planlegging.
Hvorfor SharePoint ofte er et godt valg, og hvordan et ferdig system ser ut, har vi skrevet om i Ledelsessystem i SharePoint og Microsoft 365. Her handler det om selve flyttingen.
Planlegg flyttingen rundt revisjonen
Start med datoen for neste eksterne revisjon. Den bestemmer rekkefølgen på resten.
Unngå å flytte systemet i ukene rett før revisjonen. Da risikerer dere at revisoren møter et system der halvparten ligger på nytt sted og halvparten på gammelt, og at ingen helt vet hvilken versjon som gjelder. Det er nettopp den typen uklarhet som gir avvik på styring av dokumentert informasjon (kapittel 7 i standardene).
Det tryggeste er å gjøre flyttingen rett etter en revisjon. Da har dere et helt revisjonsintervall på å få systemet i drift, og ved neste revisjon kan dere vise både det nye systemet og registreringer laget i det. Gi gjerne sertifiseringsorganet beskjed i forkant av neste revisjon om at systemet er flyttet, så revisjonsplanen kan ta hensyn til det.
Skill mellom dokumenter og registreringer
Den vanligste feilen er å behandle alt som ligger i systemet likt. Det er to ulike typer innhold, og de skal flyttes på ulik måte:
- Dokumenter er det dere styrer etter: policy, prosesskart, prosedyrer, skjemamaler og instrukser. De skal holdes oppdatert og ha én gjeldende versjon.
- Registreringer er bevis på det som er gjort: utfylte sjekklister, avviksrapporter, kalibreringsbevis, kursbevis, referater fra ledelsens gjennomgåelse og internrevisjonsrapporter. De skal ikke endres, bare oppbevares.
Dokumentene: rydd før dere flytter
Gå gjennom dokumentlisten før noe flyttes. Hva brukes faktisk, hva er utdatert, og hva gjentar noe som står et annet sted? Det er lettere å rydde nå enn å flytte rot og rydde etterpå.
Behold dokumentnummer og revisjonsnummer når dokumentene flyttes. Skriv i revisjonsloggen at dokumentet er overført til SharePoint uten endring i innhold. Da er sporbarheten mot gamle registreringer, som viser til «prosedyre 4.2, rev. 3», intakt.
Skal en prosedyre skrives om, gjør det som en egen revisjon etter at den er flyttet. Da ser dere hva som er endret, og når.
Registreringene: ta vare på dem som de er
Gamle registreringer skal ikke skrives inn på nytt eller gjøres om til et nytt format. De flyttes som de er, til et eget arkiv med lesetilgang, eller blir liggende der de ligger i dag med skrivebeskyttelse.
Det som betyr noe, er at dere finner dem igjen når revisoren eller en kunde spør. Lag en enkel oversikt over hvor ulike typer registreringer for hvilke år ligger. Papir i perm kan godt bli stående i perm, så lenge dere vet hvor den er og hvor lenge den skal oppbevares.
Vær klar over at vanlig kopiering til SharePoint kan gi filene ny opprettet- og endretdato. Har datoene betydning, finnes det migreringsverktøy fra Microsoft som tar med de opprinnelige datoene. Ellers holder det ofte å flytte mappene samlet og notere når overføringen ble gjort.
Registrene: fra Excel eller program til lister
Registrene, som avvik og tiltak, risiko, kompetanse, leverandører og utstyr, er det som har mest å vinne på flyttingen. Her blir Excel-arket eller tabellen i programmet til en liste i SharePoint.
Overfør det som fortsatt er aktivt: åpne avvik og tiltak, gjeldende leverandører, utstyr i bruk og gyldige kompetansebevis. Lukkede saker fra tidligere år kan bli liggende i det gamle arket, eksportert og arkivert. Da blir den nye listen ren, og historikken er bevart.
Behold de gamle løpenumrene på saker dere overfører, for eksempel i en egen kolonne. Et avvik som har nummer 2025-014 i en revisjonsrapport, skal kunne finnes igjen under samme nummer.
Fra et eget kvalitetsprogram
Har dere brukt et eget kvalitetsprogram, er det noen ekstra ting å sjekke før dere bestemmer dere:
- Finn ut når avtalen kan sies opp, og hva som skjer med dataene etterpå.
- Sjekk hvilke eksportmuligheter programmet har. Dokumenter er sjelden et problem, men registre, signaturer og historikk kan være låst i programmets eget format.
- Ta ut en fullstendig eksport, også av lukkede saker og revisjonshistorikk, mens dere fortsatt har tilgang.
- Planlegg en kort periode der begge systemene finnes, men der det er helt klart hvilket som gjelder for nye registreringer.
Det siste punktet er viktig. To systemer i parallell der folk kan registrere i begge, gir hull i sporbarheten. Sett en dato, og registrer alt nytt i SharePoint fra den dagen.
Et eksempel fra et verksted
Tenk dere et verksted med 20 ansatte, sertifisert mot ISO 9001 og ISO 3834-2. Prosedyrene ligger i Word på fellesdisken, sveisesertifikater og materialsertifikater i permer, og avvik i et Excel-ark som bare kvalitetslederen oppdaterer. Ekstern revisjon er i mars.
Rett etter revisjonen går de gjennom dokumentlisten. Flere prosedyrer viser seg å beskrive en praksis som er endret, og et par brukes ikke i det hele tatt. De gjeldende dokumentene flyttes til SharePoint med samme nummer og revisjon, og de som ikke brukes, trekkes tilbake med en merknad i dokumentlisten.
Avviksarket deles i to. Åpne saker blir en liste i SharePoint med det gamle nummeret i en egen kolonne, og lukkede saker arkiveres som de er. Sveisernes sertifikater registreres i kompetanselisten med utløpsdato, mens selve kopiene blir liggende i permene inntil videre.
Fellesdisken settes til skrivebeskyttet med en kort fil øverst som sier hvor systemet nå ligger. Når revisoren kommer igjen, kan verkstedet vise både det nye systemet og et halvt års avvik registrert i det.
Når kvalitetssystemet er flyttet til SharePoint
Flyttingen er ikke ferdig når filene ligger på plass. Folk må vite hvor de finner ting, og de gamle stedene må ikke fortsette å leve sitt eget liv:
- Sett gamle mapper og filer til skrivebeskyttet, og fjern snarveier til dem.
- Vis de ansatte det nye systemet i et kort møte, med de tre eller fire tingene de faktisk bruker.
- La den første internrevisjonen etter flyttingen se spesielt på dokumentstyring og om registreringene havner der de skal.
Et system som er flyttet til SharePoint, er ikke automatisk bedre enn det var. Hva som kjennetegner et system som fungerer, uavhengig av verktøy, beskriver vi i Slik ser et godt ledelsessystem ut.
Neste steg
Vil dere flytte systemet, men er usikre på hva som bør ryddes først? En gap-analyse viser hva dere har, hva som brukes og hva som mangler. Deretter kan vi ta flyttingen som en del av en oppussing av ledelsessystemet til fast pris, planlagt rundt neste eksterne revisjon.