De to vanligste spørsmålene vi får er hvor lang tid en ISO 9001-sertifisering tar, og hva den koster. Det ærlige svaret er at det avhenger av hvor dere starter, hvor mye dere vil gjøre selv, og hvor raskt systemet kommer i bruk. Det vi kan gjøre, er å vise fasene og forklare hva som styrer tid og kostnad i hver av dem.
Fasene er de samme for ISO 14001 og ISO 45001, og for et integrert system med flere standarder.
Fasene fra start til sertifikat
1. Gap-analyse
Alt starter med å finne ut hvor dere står. I en gap-analyse går vi gjennom standarden krav for krav, med 2–4 timer intervju hos dere. Dere får en rapport og en tiltaksplan som vi presenterer for daglig leder.
Gap-analysen gir svar på hva som allerede er på plass, hva som mangler, og hvor stor jobben er. Den er også grunnlaget for tilbudet på selve systembyggingen.
2. Bygging av systemet
Her lages det som mangler: prosesskart, policy, omfang, korte prosedyrer og registre for avvik og tiltak, risiko, kompetanse, leverandører, mål og utstyr. Vi bygger systemet i deres egen Microsoft 365 fra første dag, slik at dere eier alt og de ansatte finner det der de allerede jobber.
Arbeidet foregår i workshops med dem som kjenner prosessene. Hvor mye vi skriver og hvor mye dere skriver selv, avhenger av pakken dere velger.
3. Innføring og drift
Dette er fasen mange undervurderer. Et sertifiseringsorgan vil se at systemet er i bruk, ikke bare at det finnes. Det betyr at det må finnes registreringer: avvik som er behandlet, tiltak som er fulgt opp, mål som er målt, kompetanse som er kartlagt og leverandører som er vurdert.
Før sertifiseringsrevisjonen vil sertifiseringsorganet normalt forvente at dere har gjennomført minst én internrevisjon og én ledelsens gjennomgåelse, og at de til sammen dekker hele systemet.
4. Valg av sertifiseringsorgan
Vard Kvalitet sertifiserer ikke. Dere velger selv et akkreditert sertifiseringsorgan og inngår avtale direkte med dem. Vi anbefaler å hente inn tilbud tidlig, gjerne mens systemet bygges, fordi mange sertifiseringsorganer har ventetid på revisjonsdatoer.
5. Sertifiseringsrevisjon
Sertifiseringen skjer i to trinn. I trinn 1 ser revisoren på dokumentasjonen og vurderer om dere er klare. I trinn 2 kontrollerer revisoren at systemet faktisk virker i praksis, med intervjuer og stikkprøver i hele virksomheten.
Finner revisoren avvik, må de behandles før sertifikatet utstedes. Ved større avvik må dere normalt vise at tiltakene er gjennomført, mens en godkjent tiltaksplan ofte holder for mindre avvik. Med god forberedelse er det sjelden dramatisk, men det kan forsinke sertifikatet.
6. Etter sertifiseringen
Sertifikatet gjelder i tre år, med oppfølgingsrevisjoner hvert år og en resertifisering før perioden er ute. Systemet må altså holdes i live. Mange velger en årsavtale for internrevisjon og ledelsens gjennomgåelse, slik at disse aktivitetene blir gjort til rett tid.
Hvor lang tid tar ISO 9001-sertifisering?
Vi oppgir ingen fast tidsramme, fordi den varierer mye. Som en grov pekepinn går det for de fleste små og mellomstore bedrifter fra noen måneder til rundt et år fra gap-analyse til sertifikat. Det kan gå både raskere og tregere.
Det som avgjør tidsbruken, er særlig:
- Utgangspunktet. Har dere allerede rutiner, sjekklister og oversikter, går byggingen raskere.
- Tilgjengelighet hos dere. Workshops og beslutninger krever tid fra daglig leder og nøkkelpersoner. I travle perioder stopper det ofte opp.
- Hvor raskt systemet tas i bruk. Registreringene må komme fra daglig drift, og det tar tid å samle opp nok til at revisoren ser at systemet virker.
- Ventetid hos sertifiseringsorganet. Revisjonsdatoen bestemmes ikke av dere alene.
- Antall standarder. Et integrert system for kvalitet, miljø og HMS tar lengre tid enn ISO 9001 alene, men mindre enn å bygge tre systemer hver for seg.
Hva koster ISO 9001-sertifisering?
Kostnaden består av tre deler som er lette å blande sammen.
- Rådgivning og systembygging. Det vi gjør, fra gap-analyse til ferdig system.
- Sertifiseringsorganet. Revisjonene betales direkte til sertifiseringsorganet. Antall revisjonsdager beregnes etter regler som tar hensyn til blant annet antall ansatte, antall lokasjoner og hvor sammensatt virksomheten er. Be om tilbud fra flere.
- Egen tid. Timene ledere og ansatte bruker i workshops, på å skrive, registrere og gjennomføre. Dette er ofte den største kostnaden, og den vises sjelden på noen faktura.
Det som påvirker kostnaden for systembyggingen, er stort sett det samme som påvirker tiden: hvor mye som finnes fra før, hvor mange standarder systemet skal dekke, hvor mange lokasjoner og prosesser dere har, og hvor mye dere vil gjøre selv.
Vi jobber ikke på timer. Etter gap-analysen vet vi hva som må gjøres, og da gir vi fastpris per pakke. Dere kan velge mellom Basis, der dere gjør mye selv, Standard, der vi skriver det meste og følger dere frem til sertifiseringsrevisjonen, og Premium, med digitale verktøy, deltakelse på sertifiseringsrevisjonen og kvalitetsleder som tjeneste det første året. Les mer om hva som er med i pakkene.
Gap-analysen har også fast pris, og den trekkes fra hvis dere bestiller systembygging innen 14 dager etter at tilbudet er sendt.
Eksempel: en prosjektbedrift med kort frist
Tenk dere en prosjektbedrift med 25 ansatte som leverer installasjon og vedlikehold til industrien. En viktig kunde varsler at ISO 9001 blir et krav ved neste anbud. Bedriften har prosjektrutiner og sjekklister, men ingen samlet oversikt, ingen internrevisjon og ingen ledelsens gjennomgåelse.
Gap-analysen viser at prosjektgjennomføringen er godt dekket, mens innkjøp, leverandøroppfølging, kompetanseoversikt og IT mangler. Bedriften velger å bygge systemet i workshops, tar det i bruk i prosjektene med en gang og henter inn tilbud fra sertifiseringsorganer parallelt. Nøkkelen er at tidsplanen styres av når systemet har vært i bruk lenge nok, ikke av når dokumentene er ferdige.
Det som gjør veien kortere
Skal vi trekke frem én ting fra revisjoner i mange bedrifter, er det dette: systemet blir ferdig først når det brukes. Bygg det der de ansatte jobber, hold det enkelt, og la avvik og tiltak flyte i én felles liste. Mer om hva som kjennetegner et system som fungerer, finner dere i Slik ser et godt ledelsessystem ut. Lurer dere på hvilke krav som faktisk gjelder for en mindre virksomhet, kan dere lese ISO 9001 for små bedrifter.
Første steg
Det raskeste svaret på hvor lang tid og hva det koster for dere, er en gap-analyse. Den gir et konkret bilde av hvor dere står, en tiltaksplan og grunnlaget for en fastpris på resten av jobben.